Cada vez están tomando más
importancia las herramientas colaborativas internas en las empresas como las redes sociales, las wikis, los foros etc.. Según un estudio de
la agencia Forrester se espera que el
negocio de crear y gestionar redes sociales colaborativas internas crezca un 61% llegando a facturar 6.400
millones de dólares en 2016. Esto mismo observaron en Gartner en una reciente
encuesta que encontró que el 50% de las compañías tendrán redes sociales
internas en 2016 y que el 30% lo consideran a día de hoy una herramienta de
trabajo tan necesaria como el teléfono o el e-mail.
Lo que esto significa, a parte de
una buena oportunidad de negocio para muchos, es que el modo de trabajar y el
modo de gestionar a las personas están
cambiando, o deben cambiar. Tenemos que desarrollar patrones de trabajo
colaborativos, no solo basta tener la tecnología necesaria y las herramientas
adecuadas para el trabajo colaborativo, sobre todo hay que tener la disposición
de las personas a colaborar y a compartir y esto supone una gestión del cambio comportamental.
Las compañías están interesadas
en implantar estas herramientas por varios motivos: compartir conocimiento,
identificar a los expertos y mantenerlos conectados entre sí, favorecer el
crowdsourcing, desarrollar materiales, co-crear, desarrollar proyectos
innovadores, compartir casos de éxito, reutilizar materiales y conocimiento (que
mis empleados no tengan que reinventar la rueda), favorecer el networking… y tienen todos estos motivos porque les llevan a ser más competitivas en el
mercado y a mejorar sus beneficios.
Cuando pensamos en implementar de
manera estratégica estas herramientas tenemos que tener en cuenta tres
objetivos imprescindibles a conseguir en las personas, son las tres c´s del trabajo colaborativo:
Conectar, conseguir personas conectadas, el contacto
entre distintos intervinientes y departamentos en la compañía eleva el grado de implicación de los empleados
con su trabajo y con los objetivos
Contribuir, que cada persona pueda contribuir con sus
ideas, experiencia, conocimientos les lleva a aportar valor, más allá de sus
funciones, en beneficio de toda la compañía
Cultivar, hay que fomentar y mantener esos
comportamientos y llegar a conseguir una cultura de la colaboración
Hay muchas herramientas
tecnológicas disponibles hoy en día para el trabajo colaborativo, para su mejor
comprensión las podríamos agrupar en tres tipos: herramientas de Networking como son las comunidades de
expertos, los grupos de conocimiento, los repositorios de conocimiento; herramientas
para compartir como los blogs, las
wikis, plataformas para compartir videos, intranets, sharepoint… y por ultimo
herramientas para reuniones, todas
las que conocemos de mensajería instantánea, herramientas para compartir el
escritorio, herramientas de audio y video, videoconferencias, tele presencia…
Si tenemos claros los objetivos y
las herramientas que queremos implantar tendremos mucho avanzando pero no
conseguiremos nada, por mucha tecnología que tengamos, si no logramos mover a
las personas a compartir y colaborar.
Y que lleva a una persona a querer colaborar y
compartir su conocimiento en el entorno de trabajo?
El conocimiento es parte de la
identidad de la persona, compartir el conocimiento es un modo de reafirmar esa
identidad, de mostrarla a los demás, y esta puede ser un buena palanca para
impulsar el cambio, se hace fundamental entonces favorecer el reconocimiento; esto
se puede hacer de muchas maneras entre otras buenas practicas podemos: nombrar
las mejores aportaciones en una newsletter , indicar a las personas con nivel
de experto en un tema en el perfil del empleado de la intranet, poner en
conocimiento compartido información sobre el número de descargas de un
contenido que ayuda al que comparte a ver que es útil su aportación y también a
determinar qué tipo de contenidos son más demandados, sistemas de
agradecimiento personal por la participación mediante el envío de una e-card
etc.
La segunda palanca que podemos
emplear es favorecer la percepción de equidad, yo aporto pero a la ver me veo
beneficiado porque me puedo apoyar en el conocimiento de otros, contrastar
opiniones, pedir ideas; tenemos que conseguir un circulo virtuoso de dar y
recibir.
Y en tercer lugar establecer
relaciones de confianza, fomentar esas relaciones para esto son fundamentales
esas redes, saber con quién estamos colaborando y compartiendo, poder contactar
con esas personas dentro de la organización de manera sencilla a través de las
herramientas de comunicación, así se van haciendo fuertes los lazos, se genera
confianza y la colaboración sale de manera más natural.
El trabajo colaborativo es un
beneficio tanto para la empresa como para cada empleado, tenemos que saber
desarrollarlo con eficacia ayudados de la tecnología. Ya lo dice el proverbio chino:
“ Si caminas solo, iras más rápido; si caminas acompañado, llegarás más lejos”
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